Si eres de esas personas que viven en eterna carrera contra el tiempo, como el Conejo Blanco del famoso cuento “Alicia en el país de las Maravillas”, este artículo te proporcionará estrategias para revertir esa situación.
Mitos que nos aprisionan. Existen muchos mitos que nos llevan a saturarnos y no lograr una administración apropiada del tiempo: “puedo hacerlo todo”, “soy superman”, “si no lo hago yo nadie lo hace” o “debo trabajar muchas horas solo así lograré un ascenso”. ¿Quién no ha tenido estos pensamientos alguna vez? Es hora de desprogramarse y adoptar herramientas que permitan un manejo eficaz y eficiente del tiempo, a fin de lograr mejor calidad de vida.
Productividad: eficacia y eficiencia. La productividad es un vocablo que ha acompañado y presionado a la humanidad a lo largo de toda su historia. Productividad y tiempo, son dos conceptos íntimamente relacionados ya que cuanto más trabajo o cosas pendientes logremos solucionar en menor tiempo, más productivos seremos. Ahora bien, para ser productivos debemos ser eficaces y eficientes. Ser eficaces implica hacer las cosas correctas y ser eficientes hacer las cosas correctamente. Como podrán ver, el primer concepto esta asociado a los resultados obtenidos, el segundo a los medios que utilizamos para alcanzarlos. Guía tu accionar por estas dos preguntas y nunca fallarás en el camino que elijas: ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo? y ¿Cómo podemos hacer para mejorar lo que hacemos? A modo de ejemplo, si un analista contable tiene pendientes dos grandes tareas (entre otras muchas de menor relevancia): liquidar impuestos y liquidar sueldos. Frente a la disyuntiva de por cual de las dos debe comenzar, la decisión eficaz es hacerlo por aquella cuyo vencimiento sea más próximo. El camino más eficiente es valerse de todas las herramientas que tenga a su alcance para mejorar lo que está haciendo: archivos o impresiones de la liquidación anterior, marco legal vigente, asesoramiento intra- o extra-company, mejores prácticas de sus compañeros o porque no de la competencia, etc.
Enfocarse en el alto impacto. Establecer prioridades es fundamental a lo largo de todo este proceso y en el Principio de Pareto encontramos un criterio que nos permite enfocarnos en aquellas tareas que generan alto impacto en nuestro accionar. La también conocida regla del 80-20 establece que el 20% de los esfuerzos genera el 80% de los resultados. Es decir que si logras detectar las tareas o actividades que componen ese 20% al realizarlas ya estarás cubriendo la mayoría de los pendientes relevantes de tu agenda. Esta ley es aplicable a todos lo ámbitos de tu vida, identifica ese 20% de tus clientes, de las obligaciones que debes cumplir en la oficina o de las tareas del hogar. Aplica esta regla y verás como tus esfuerzos rinden los resultados que esperabas antes de lo previsto.
Planificar y eliminar. Una vez identificados los elementos de mayor impacto en tu vida diaria deberás hacer un registro de ellos. La mejor herramienta a utilizar en estos casos es la “Lista de Pendientes” o “To Do List”. Ella nos permitirá enumerar todas las tareas pendientes de alcanzar en un lapso de tiempo determinado. Generalmente es utilizada para el día a día, pero también se puede aplicar a períodos de tiempo más extensos como ser semanas o meses. Esta herramienta debe ayudarte a planificar y eliminar pendientes, la clave radica en que el listado no te agobie y termines perdido en medio de tus apuntes, por lo tanto establece prioridades resalta con un marcador fluor o pasa una raya debajo de aquellos puntos más apremiantes de tu lista.
Cuestiona, cuestiona y cuestiona. Finalmente desarrolla un enfoque cuestionador en relación a tu accionar. Antes de comenzar una tarea o dar el siguiente paso, pregúntate: ¿Por qué hago esto?, ¿Para qué lo hago? y ¿Qué pasa si no lo hago?.
Aplica las herramientas enumerados en el artículo y dejarás de recitar a diario el libreto del atormentado Conejo Blanco: “¡Dios mío! ¡Dios mío! ¡Que tarde voy a llegar!”.